Bist du mit der Zahlung im Verzug, ist der Gläubiger berechtigt, von dir (zusätzlich zur eigentlichen Hauptschuld) die Kosten der »Rechts­verfolgung« zu verlangen. Dazu zählen grundsätzlich auch die Kosten für den gegnerischen Rechtsanwalt und/oder ein Inkassobüro (juristisch: »Inkassodienstleister«). Siehe § 286 BGB

Ein Inkassobüro darf aber nicht ausschließlich zum Zweck der Kostentreiberei eingeschaltet werden, sondern grundsätzlich nur, um nachlässige Schuldner zur Zahlung zu bewegen.

Bist du für den GLÄUBIGER erkennbar zahlungsunfähig, zahlungsunwillig oder bestreitest du dessen Forderung, muss er aufgrund seiner »Schadens­minderungs­pflicht« (siehe § 254 BGB) sofort einen Rechtsanwalt (RA) mit dem Beitreiben der Forderung beauftragen. Das gleiche gilt, wenn du trotz Zahlungs­aufforderung des Inkassobüros nicht zahlst und dann ein RA mit dem Beitreiben der Forderung beauftragt wird.
Du musst in diesem Fall nicht die Inkassokosten tragen, sondern nur die des vom Gläubiger beauftragten Rechtsanwaltes. Selbstverständlich nur, wenn die Forderung des Gläubigers zu Recht besteht.

Hierbei gibt es eine Ausnahme: Bestreitest du die Forderung erst gegenüber der Inkassofirma (und wird deshalb ein RA beauftragt), musst du neben den RA‑Kosten auch die des Inkassounternehmens bezahlen! Siehe § 13f RDG, Satz 3

Die unten stehende Tabelle⮧ gibt dir einen Überblick über die Kosten, die ein Inkasso-Unternehmen (oder RA) für seine Tätigkeit vom Schuldner ersetzt verlangen kann.

Daneben (also zusätzlich) darf der Inkassodienstleister eine Pauschale für »Post und Telekommunikation« verlangen, die 20 % der Inkassokosten betragen darf, maximal aber 20 €.
Weitere Kosten wie Verwaltungs‑, Bankgebühren und dergleichen darf es nicht erheben.

Diese Kosten dürfen nicht die Kosten übersteigen, die ein Rechtsanwalt verlangen könnte, wenn er mit dem Einzug der Forderung beauftragt wäre. Siehe § 13e RDG
Übersteigen die Inkassokosten den in der Tabelle angegebenen Betrag bei weitem, solltest du gegenüber der Inkassofirma diesen Kosten widersprechen!

Die Inkassokosten können allerdings erheblich höher ausfallen als in der Tabelle angegeben, wenn die Sache »umfangreich oder schwierig« ist:

• Wenn z.B. die Wohnanschrift des Schuldners ermittelt werden musste, weil der seiner Meldepflicht nicht nachgekommen oder verzogen ist, ohne einen Nachsendeantrag zu stellen.
• Wenn die Forderung nicht nur schriftlich angemahnt wurde, sondern auch eine telefonische Kontaktaufnahme stattgefunden hat.

⚠️ Gegenüber der Inkasso-Firma keine Telefonnummer angeben!
Damit ist ihr die Möglichkeit genommen, telefonisch Kontakt zu dir aufzunehmen und damit die Inkasso-Kosten in die Höhe zu treiben!

• Wenn ein Außendienstmitarbeiter der Inkassofirma den Schuldner persönlich aufgesucht hat, um Vereinbarungen über den Forderungsausgleich zu treffen.

⚠️ Schon aus Kostengründen ist es deshalb ratsam, mit der Inkassofirma NUR SCHRIFTLICH zu kommunizieren!

Das Inkassobüro darf für die außergerichtliche Inkassotätigkeit höchstens die Gebühr verlangen, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte (das ist in der Regel der 1,3‑fache Gebührensatz, weil ihm eine höhere Gebühr nur zusteht, wenn seine Tätigkeit »umfangreich oder schwierig« ist).

Führt später ein Rechtsanwalt ein Gerichtsverfahren gegen den Schuldner durch, darf für die außergerichtliche Tätigkeit des Inkassobüros nur ein Gebührensatz von 0,65 einer RA‑Gebühr zugrunde gelegt werden. In diesem Fall kommen die RA‑Gebühren hinzu!

In der folgenden Tabelle sind die Gebühren angegeben, die ein Rechtsanwalt für seine Tätigkeit berechnen darf. Die Gebühr, die eine Inkassofirma verlangen kann, darf nicht höher sein!
Bei den angegebenen Beträgen handelt es sich um eine »volle Gebühr«.

Beispiel für die Berechnung der Gebühren:
Bei einer Forderungshöhe von 1.000 € beträgt eine volle Gebühr 88,00 €.
Die »übliche« 1,3‑fache Gebühr wäre demnach: 88 € mal 1,3 = 114,40 €.
Diesen Betrag kann das Inkassobüro beanspruchen. Hinzu kommt die Pauschale für Post und Telekommunikation« von max. 20 € sowie die gesetzl. Mehrwertsteuer.

Bleiben die Bemühungen der Inkassofirma erfolglos und wird deshalb ein Rechtsanwalt eingeschaltet, könnte die Inkassofirma beanspruchen:
Eine 0,65‑fache Gebühr, also 114,40 € mal 0,65 = 74,36 €.
Hinzu kämen die RA‑Kosten mit 114,40 €, insgesamt also 188,76 €.